- Các công việc nhập dữ liệu thường yêu cầu ứng viên có chuyên môn về sử dụng bảng tính, cơ sở dữ liệu và các chương trình xử lý văn bản.
- Các chuyên gia nhập dữ liệu có nguyện vọng có thể dễ dàng và chi phí hợp lý để học các kỹ năng công việc cốt lõi.
- Người sử dụng lao động đánh giá cao những người lao động có kỹ năng mềm và có thể cung cấp đào tạo tại chỗ.
Kỹ năng nhập dữ liệu có thể nâng cao trình độ công việc cho nhiều ngành nghề công nghệ khác nhau. Sinh viên có nguyện vọng cho các vị trí hành chính trong lĩnh vực công nghệ, chăm sóc sức khỏe và tài chính nên bootcamps/guides/tech-skills-gap/”>thành thạo các kỹ năng cần thiết để nhập dữ liệu. Những kỹ năng này bao gồm đánh máy, xử lý văn bản và chuyên môn máy tính. Kỹ thuật viên nhập dữ liệu cũng cần có các kỹ năng mềm như tự tạo động lực, quản lý thời gian và định hướng chi tiết. Hướng dẫn sau đây giải thích cách trau dồi kỹ năng của bạn cho các công việc nhập dữ liệu.
Nhập dữ liệu là gì?
Nhập dữ liệu là quá trình nhập và cập nhật thông tin trong hệ thống điện tử. Kỹ thuật viên nhập dữ liệu thường nhập dữ liệu vào bảng tính, cơ sở dữ liệu hoặc tài liệu kỹ thuật số từ bản cứng. Họ có thể thực hiện một số hoặc tất cả các tác vụ sau:
- Biên dịch và sắp xếp dữ liệu nguồn (bản cứng)
- Xem lại dữ liệu nguồn để biết thông tin không đầy đủ hoặc không nhất quán
- Nhập dữ liệu vào bảng tính, tài liệu hoặc cơ sở dữ liệu
- Xóa dữ liệu trùng lặp
- Hợp nhất các tệp để cập nhật dữ liệu đã lỗi thời hoặc không đầy đủ
Nhu cầu về kỹ thuật viên nhập dữ liệu có tay nghề cao mở rộng đến hầu hết mọi ngành. Người lao động trong các lĩnh vực như blog/healthcare-jobs-in-high-demand-after-coronavirus/”>chăm sóc sức khỏe , blog/skills-marketing-professionals-need/”>tiếp thị và giao thông vận tải cần có kỹ năng nhập dữ liệu để thực hiện các nhiệm vụ, bao gồm sao chép, duy trì hồ sơ khách hàng hoặc khách hàng và chuẩn bị danh sách gửi thư hàng loạt. Nhập dữ liệu là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động hàng ngày có tổ chức và hiệu quả.
Kỹ năng cần thiết để nhập dữ liệu
Công việc nhập dữ liệu đòi hỏi người lao động có định hướng chi tiết, có cả kỹ năng kỹ thuật và blog/top-soft-skills-for-the-workplace/”>kỹ năng mềm . Sự kết hợp quan trọng này chuẩn bị cho các kỹ thuật viên nhập dữ liệu để nhập và duy trì dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả. Trong khi bản chất của dữ liệu phụ thuộc vào ngành, những kỹ năng phổ quát này vẫn được áp dụng.
Kĩ năng công nghệ
Kỹ năng kỹ thuật là điều cần thiết cho bất kỳ công việc nhập dữ liệu nào. Người lao động phải thành thạo thao tác gõ, xử lý văn bản và bảng tính. Họ cũng phải thể hiện khả năng nghiên cứu mạnh mẽ. Nghề nghiệp nhập dữ liệu yêu cầu các kỹ năng kỹ thuật sau:
- Hiểu biết sâu sắc về Microsoft Excel hoặc phần mềm cơ sở dữ liệu tương tự
- Kiến thức về bộ xử lý văn bản, như Microsoft Word
- Kỹ năng đánh máy và phiên âm xuất sắc, bao gồm cả đánh máy ở tốc độ nhanh
- Khả năng nghiên cứu và thu thập dữ liệu
Các kĩ năng mềm
Như trong bất kỳ ngành nghề nào, technology/10-best-soft-skills-for-tech-jobs/”>kỹ năng mềm góp phần tạo nên thành công trong công việc nhập liệu. Các kỹ năng nghề nghiệp bao gồm định hướng chi tiết, giao tiếp và tổ chức phải đi kèm với khả năng kỹ thuật ở vị trí nhập dữ liệu. Nhà tuyển dụng có thể thích những ứng viên có chuyên môn sau:
- Độ chính xác và chú ý đến từng chi tiết
- kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản mạnh mẽ
- Quản lý và tổ chức thời gian
- Đa tác vụ
Công việc Nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu phổ biến trong các lĩnh vực việc làm rộng rãi, bao gồm tài chính, chăm sóc sức khỏe, sản xuất và giao thông vận tải. Các kỹ năng cụ thể cần thiết để nhập dữ liệu có thể khác nhau tùy theo nghề nghiệp. Tuy nhiên, bootcamps/guides/get-into-tech-through-coding-bootcamp/”>các khóa học nhập dữ liệu cung cấp đào tạo cốt lõi cho các vị trí cấp đầu vào, bao gồm cả những vị trí được liệt kê bên dưới.
Thư ký Nhập dữ liệu
Nhân viên nhập dữ liệu sao chép dữ liệu từ vị trí này sang vị trí khác, chẳng hạn như từ tài liệu giấy sang cơ sở dữ liệu điện tử hoặc bảng tính. Họ phải nhập nhanh và chính xác và thể hiện chuyên môn trong các tác vụ như xử lý văn bản và sử dụng các công nghệ văn phòng thông thường. Hầu hết các nhân viên nhập dữ liệu được đào tạo tại chỗ cụ thể cho vị trí của họ.
$ 35.330
-2%
Xử lý văn bản
Bộ xử lý văn bản, đôi khi còn được gọi là bộ đánh máy, tạo tài liệu điện tử bằng phần mềm xử lý văn bản. Loại công việc nhập dữ liệu này thường yêu cầu kiểm tra đánh máy. Những chuyên gia này phải có kỹ năng nâng cao về phần mềm xử lý văn bản, bao gồm Microsoft Word và Google Docs. Đào tạo tại chỗ là phổ biến cho các vị trí đầu vào.
$ 36,920
2%
Kế toán Thư ký
Nhân viên kế toán nhập và cập nhật dữ liệu tài chính trên bảng tính và cơ sở dữ liệu. Họ thường chuyên về một lĩnh vực kế toán, chẳng hạn như khoản phải trả, khoản phải thu hoặc bảng lương. Nhân viên kế toán cần có chuyên môn trong việc sử dụng bảng tính và các chương trình phần mềm quản lý tài chính và ngân sách. Hầu hết các thư ký kế toán được đào tạo sau trung học, nhưng nhiều người cũng học tại chỗ.
$ 42.410
-3%
Trợ lý hành chính
Trợ lý hành chính thường thực hiện việc nhập dữ liệu cùng với các công việc văn thư khác. Họ có thể điều chỉnh các kỹ năng nhập dữ liệu của mình cho các công việc cụ thể, bao gồm các dịch vụ hỗ trợ pháp lý, y tế hoặc văn phòng điều hành. Trợ lý hành chính cần có kỹ năng rộng về công nghệ đánh máy, thư tín và xử lý dữ liệu. Trong khi các yêu cầu về trình độ học vấn khác nhau, hầu hết các vai trò trợ lý hành chính điều hành đều đòi hỏi kinh nghiệm dày dặn.
$ 40,990
-7%
Các khóa học nhập dữ liệu
Các kỹ thuật viên nhập dữ liệu có nguyện vọng có thể truy cập blog/platforms-for-online-courses/”>các khóa học nhập dữ liệu trực tuyến , thường là miễn phí hoặc với mức chiết khấu. Đạt được các kỹ năng cần thiết cho các công việc nhập dữ liệu thông qua một chương trình trực tuyến tăng tốc có thể giúp các ứng viên đủ điều kiện cho nhiều vai trò và khởi động sự nghiệp của họ một cách nhanh chóng. Các tài nguyên sau phù hợp với các chuyên gia tham vọng đang tìm kiếm khóa đào tạo nhập dữ liệu tự hướng dẫn.
Udemy
Khóa học nhập dữ liệu trực tuyến cho người mới bắt đầu của Udemy bao gồm bảy phần và gần ba giờ nội dung khóa học. Udemy nhấn mạnh các phương pháp chuyển đổi tệp tài liệu khác nhau, các kỹ thuật thu thập và nghiên cứu dữ liệu cũng như các dự án nhập dữ liệu mẫu. Chương trình khám phá quy trình tìm kiếm việc làm dành riêng cho các chuyên gia nhập dữ liệu.
Sinh viên bắt đầu phát triển danh mục đầu tư chuyên nghiệp trong khóa học này. Chương trình nhấn mạnh kinh nghiệm thực hành thông qua các dự án khách hàng thực tế. Khóa học trực tuyến của Udemy đào tạo sinh viên trở thành dịch giả tự do nhập dữ liệu thông qua các trang web như Fiverr và Upwork. Khóa học có giá 49,99 đô la kể từ tháng 3 năm 2023 và bao gồm quyền truy cập suốt đời và đảm bảo hoàn tiền trong 30 ngày.
Alison
Alison có nhiều khóa học nhập dữ liệu, mỗi khóa học dẫn đến chứng chỉ hoàn thành tùy chọn. Tất cả các khóa học đều bao gồm đào tạo cơ bản về đánh máy, công nghệ, phiên âm và truyền đạt các kỹ năng mềm về tổ chức, quản lý thời gian và các nhiệm vụ văn thư thông thường. Các khóa học trực tuyến của Alison phục vụ cho các chuyên gia có nguyện vọng tìm kiếm việc làm ở cấp độ đầu vào.
Alison cung cấp các khóa học chuyên biệt về các công cụ như Excel 365, Microsoft Office Access và SQL Server Core. Thời gian hoàn thành từ 1,5-15 giờ. Sinh viên có thể truy cập các khóa học của Alison miễn phí, nhưng các lợi ích bổ sung yêu cầu đăng ký khoảng $ 9 mỗi tháng . Sinh viên có thể mua chứng chỉ với một khoản phí bổ sung, dao động từ $ 23- $ 41 kể từ tháng 3 năm 2023.
Chia sẻ kỹ năng
Skillshare cung cấp khóa học Excel cho người mới bắt đầu trong thế giới thực bao gồm 45 dự án nhập dữ liệu liên quan đến ngành. Khóa học giới thiệu cho sinh viên về Excel và các hàm cốt lõi của nó, bao gồm cấu trúc sổ làm việc, sắp xếp dữ liệu, định dạng và viết công thức. Skillshare nhấn mạnh việc học thực hành thông qua các dự án nhập dữ liệu.
Sinh viên hoàn thành khóa học này đủ điều kiện cho hai lớp nhập dữ liệu tiếp theo thông qua Skillshare. Người dùng có thể truy cập miễn phí một số khóa học trên Skillshare, mặc dù hầu hết đều yêu cầu sinh viên đăng ký và tham gia chương trình thành viên trả phí. Skillshare cung cấp học bổng giảm giá lên đến 50% cho một năm thành viên.
Câu hỏi thường gặp về Kỹ năng nhập dữ liệu
Không. Các kỹ thuật viên nhập dữ liệu có nguyện vọng có thể tiếp cận resources/continuing-education/free-online-course-guide/”>nhiều chương trình và khóa học đào tạo trực tuyến miễn phí hoặc chi phí thấp . Các chương trình nhập dữ liệu cung cấp các kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng mềm mà các chuyên gia mới bắt đầu cần để khởi động sự nghiệp của họ. Những kỹ năng này bao gồm đánh máy, tổ chức, quản lý thời gian, giao tiếp và định hướng chi tiết.
Sinh viên cũng có thể dễ dàng tìm hiểu các phương pháp nghiên cứu và thu thập dữ liệu. Ngoài ra, họ khám phá cách thực hiện các chức năng cơ bản trong các chương trình thường được sử dụng để nhập dữ liệu, bao gồm Microsoft Word, Microsoft Excel và Google Docs.
Công việc nhập dữ liệu đòi hỏi người đánh máy nhanh có kiến thức về công nghệ xử lý văn bản và cơ sở dữ liệu. Các chuyên gia nhập dữ liệu mới nổi nên thành thạo trong việc thu thập và phân loại dữ liệu một cách hiệu quả và chính xác. Họ cũng phải có kinh nghiệm sử dụng cơ sở dữ liệu và bảng tính.
Các nhà tuyển dụng không phải lúc nào cũng yêu cầu giáo dục chính thức hoặc kinh nghiệm trong việc nhập dữ liệu, vì nhiều người cung cấp đào tạo tại chỗ cho những người mới tuyển dụng. Tuy nhiên, ứng viên nên làm quen với các ứng dụng bao gồm Microsoft Excel và Google Trang tính. Nhân viên có thể cần các kỹ năng bổ sung liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của họ, chẳng hạn như chăm sóc sức khỏe hoặc luật.
Nhiều kỹ thuật viên nhập dữ liệu có nguyện vọng tham gia một khóa học trực tuyến và / hoặc tìm kiếm chương trình đào tạo tại chỗ trong ngành mà họ mong muốn. Các khóa học nhập dữ liệu có thể giúp chuẩn bị cho sinh viên không chỉ đủ điều kiện cho các công việc đầu vào mà còn để bắt đầu tìm kiếm việc làm hiệu quả, đặc biệt là trong lĩnh vực nhập dữ liệu tự do. Nhiều khóa học có các dự án thực hành để xây dựng kinh nghiệm và danh mục đầu tư mà sinh viên có thể đăng trên các trang web như Fiverr và Upwork để có việc làm trong tương lai.
Các chuyên gia mới nổi cũng nên luyện tập đánh máy và trau dồi các kỹ năng mềm. Trong khi hầu hết các công việc nhập dữ liệu không yêu cầu, một số sinh viên có thể chọn theo đuổi bằng cao đẳng hoặc online-bachelors-degree=””>cử nhân online-associate-degree=””>.
Hình ảnh nổi bật: PeopleImages / iStock / Getty Images Plus / Getty Images